La réussite organisationnelle passe indéniablement par une gestion optimisée des ressources matérielles qui sont indispensables à la fluidité des opérations. Or, certaines problématiques telles que les pertes, vols ou de mauvaises évaluations des approvisionnements soulèvent des préoccupations auprès des dirigeants. Afin d’écarter ces éventualités, le recours à un logiciel de gestion d’inventaire est devenu un prérequis, aussi bien pour les petites entreprises que pour les multinationales. Cette décision présente en effet de nombreux bénéfices pour la santé globale de l’entreprise.
Dans les lignes qui suivent, vous découvrirez tous les secrets pour booster la productivité en améliorant les pratiques grâce à un logiciel de gestion d’inventaire.
La gestion du matériel : Une démarche semée d’embûches
Sommaire
Les ressources matérielles représentent un investissement souvent conséquent qu’une entreprise souhaite mettre à profit. Avec l’avancée de la technologie et les demandes croissantes du marché, les articles et équipements nécessaires à la production ont connu une grande évolution en termes de qualité et de coût. La mission s’annonce donc épineuse, étant donné les enjeux financiers qui ne laissent aucune place aux incertitudes d’inventaire.
Dans ce contexte, les méthodes de prise d’inventaire traditionnelle ne suffisent plus à contenir l’étendue des informations qui découlent de chaque actif (dénomination, taille, poids, caractéristiques, état, emplacements, assignations …). L’usage de feuilles de calcul ou autres approches manuelles ont d’ailleurs signé leur arrêt depuis un certain temps suite à une prise de conscience accrue sur leurs failles. La nécessité d’une approche plus intelligente et automatisée se fait davantage sentir, sachant que les erreurs humaines ne sont plus envisageables si on espère optimiser la gestion du parc matériel.
Le passage à l’automatisation des processus à l’aide d’un logiciel de gestion d’inventaire est donc devenu une véritable nécessité, au-delà d’un simple souci de convenance. Il s‘agit de la réponse ultime à une problématique moderne qui permet de gérer d’une main de maître l’intégralité des actifs qui figurent dans le patrimoine matériel de l’entreprise, aussi vaste soit-il. Ce choix aboutit à de nouvelles possibilités d’actions qui se profilent à l’horizon pour contrôler la disponibilité d’un grand nombre d’actifs tangibles, d’assurer leur longévité et faire un monitoring rigoureux de la chaîne d’approvisionnement.
Logiciel de gestion d’inventaire : L’atout majeur des entreprises intelligentes
Étant plus attentifs à l’aspect stratégique de la gestion du matériel à grande échelle, de plus en plus d’entreprises se tournent vers l’automatisation de la gestion et du suivi des actifs grâce à l’implémentation de logiciels de gestion d’inventaire tels que Timly. C’est notamment le cas des grandes enseignes telles que Siemens, Sodastream, Philips, SNCF et bien d’autres encore.
Contrairement aux méthodes de saisie manuelles des données d’inventaire, cette innovation apporte des réponses exhaustives qui améliorent l’efficacité opérationnelle en vous livrant une vue panoramique de l’écosystème matériel.
Principes
Un logiciel de gestion d’inventaire prend en charge tous les aspects liés aux opérations de gestion des stocks et des actifs et contribue notamment :
- À la collecte des données d’inventaire
Un logiciel de gestion d’inventaire assure la fiabilité des informations sur chacun des biens palpables, notamment en enregistrant chaque entrée et sortie d’inventaire. Il n’est donc plus nécessaire d’attendre l’inventaire périodique ou annuel pour connaître l’état des lieux du stock de produits et du parc matériel.
- À la localisation des emplacements
Un logiciel de gestion d’inventaire renforce la sécurité des biens grâce à une meilleure visibilité de l’ensemble du patrimoine physique. Il aide ainsi à connaître avec précision l’emplacement d’un article dans un entrepôt, même si ce dernier est vaste. Cette fonctionnalité est d’autant plus utile pour la surveillance des matériels et équipements à forte mobilité tels que les outillages ou les véhicules.
- Au suivi des données comptables
Un logiciel de gestion d’inventaire efficace peut également s’apparier avec d’autres logiciels dédiés aux différents départements de l’entreprise pour collecter et délivrer des informations nécessaires au contrôle budgétaire des actifs tangibles. Cet aspect est essentiel pour une meilleure cohérence des données financières.
Avantages
- Un gain de temps
La gestion d’inventaire grâce à un logiciel participe à l’amélioration de la production, car il permet aux collaborateurs de gagner du temps en automatisant toutes les tâches complexes. Cela inclut le dénombrement physique des articles, leur désignation et l’enregistrement des données. De plus, la prise d’inventaire se fait de manière perpétuelle pour assurer une gestion rapprochée tout au long de l’année comptable.
- Une suppression des erreurs
Les erreurs humaines induites par un comptage manuel des actifs provoquent un effet papillon. Initialement, ces irrégularités semblaient insidieuses. Mais lorsqu’elles persistent dans le temps, les vices de procédure engendrent des conséquences qui peuvent être préjudiciables pour une structure.
- Une réduction des coûts
Le recours à un logiciel de gestion d’inventaire a permis aux entreprises qui ont fait l’expérience de réaliser des économies substantielles. Il peut s’agir d’une réduction des budgets opérationnels, de l’atténuation des coûts en rapport aux pertes ou aux vols, ou d’une minimisation des dépenses inutiles suite à une mauvaise évaluation des besoins en approvisionnement.
- Une prise de décision éclairée
Une vision centralisée et transparente des données d’inventaire accompagne les dirigeants à prendre les meilleures décisions sur la continuité des opérations. Ceci inclut les informations sur la chaîne d’approvisionnement des stocks ou la planification de maintenance des matériels. L’outil de gestion d’inventaire génère également des rapports et analyses de données détaillées qui aident à identifier les tendances afin de mieux prévoir les besoins.
Une application d’inventaire : La solution pour un suivi en temps réel
Une application d’inventaire vient en complément d’un logiciel de gestion d’inventaire pour garder une mainmise sur le contrôle des stocks, des produits et des actifs de votre entreprise. La principale force de cette technologie réside dans sa capacité à répondre à des besoins spécifiques tout en assurant une grande accessibilité et de la flexibilité.
L’application de gestion d’inventaire intègre des technologies avancées telles que le lecteur de code-barre qui aide à enregistrer les données concernant un article à tout moment et n’importe où à partir d’un appareil mobile. Ces informations sont ensuite acheminées vers le cloud, ce qui favorise une gestion participative auprès des collaborateurs.
De manière plus concrète, une application de gestion d’inventaire permet de mettre à profit la technologie IoT (internet des objets) pour un contrôle strict des biens physiques à travers :
- Un enregistrement et la mise à jour des données des actifs via le scan code barres ;
- La planification et la gestion de la maintenance pour les appareils et équipements ;
- La localisation en temps réel grâce au GPS ;
- L’attribution de matériel aux employés ou aux projets ;
- L’auto-inventaire et le signalement des défauts ou des dommages.
Conclusion : Comment reconnaître les meilleurs logiciels de gestion d’inventaire ?
Bien que le marché des logiciels de gestion d’inventaire ait assisté à la naissance d’un grand nombre de solutions numériques pour la gestion des stocks, des entrepôts, ou même des fournisseurs, la plupart d’entre eux ne répondent pas toujours aux besoins réels des entreprises. Ces derniers doivent donc se résoudre à combiner plusieurs outils pour obtenir un résultat optimal, en espérant que leur ROI n’en pâtisse pas. Or, il existe bel et bien des alternatives plus holistiques qui associent toutes les fonctionnalités nécessaires pour gagner en conformité et en précision. Et parmi les meilleurs logiciels de gestion d’inventaire, il y a bien évidemment Timly, le compagnon des entreprises intelligentes.
Ce logiciel d’inventaire permanent basé sur le cloud propose une approche intégrale de la gestion des actifs. Et malgré la complexité de ses options, l’outil bénéficie d’une interface conviviale qui aide à une meilleure prise en main, partout et par tous. De plus, ses fonctionnalités analytiques dressent des rapports complets et faciles à interpréter. Il peut notamment s’agir des informations sur l’état du stock, la performance des matériels et des équipements, des tendances d’utilisation, ou leur espérance de vie.
Les entreprises qui ont eu l’opportunité de travailler avec Timly peuvent également témoigner de son atout surprenant qui consiste à apporter une vision à 360 degrés de leur patrimoine matériel. Cela nous rappelle le pouvoir conféré par le cockpit d’un avion à partir duquel le pilote peut se concentrer pleinement sur sa destination grâce à des données détaillées, précises et transparentes.
Et avant même de décoller dans l’aventure avec Timly, vous pouvez déjà estimer vos profits grâce au calculateur de ROI.
